학원 숙제·출결 기록을 시트와 카톡에 중복 입력하지 않는 방법

학원 일에는 중앙 DB가 없는 경우가 많습니다. 출결은 시트에, 숙제는 다른 시트에, 전달은 카톡에, 할 일은 메모장에 있습니다.

기록을 옮길 때마다 복사본이 생기고, 나중에 바뀐 내용은 전달되지 않습니다. 출결·숙제의 원본은 한 곳에 적고, 강사·학생·학부모 화면은 그 원본을 읽게 하는 것이 제가 택한 방법입니다.

이 글은 그 판단과 작성 당시의 비교 예시를 설명합니다. 현재 기능과 체험 방법은 Triad LMS 소개에서 확인할 수 있습니다.

왜 중요한가

누락은 성실함의 문제가 아니라 구조의 문제입니다. 사람이 기억해야 하는 일이 많을수록 빠집니다.

숫자도 어긋납니다. 카톡에 복사해 붙이는 순간 그 숫자는 복사본이 됩니다. 원본이 바뀌어도 복사본은 그대로 남습니다. 시트에는 결석인데 학부모가 받은 카톡에는 출석이라면, 어느 쪽을 믿어야 하는지부터 흔들립니다.

강사·학부모·학생이 각자 다른 곳에 기록하는 상태와, 하나의 기록을 세 화면이 함께 보는 상태를 비교한 도식

시트는 좋은 도구입니다. 그런데 학원에서는 시트가 데이터베이스가 아니라 보기 좋은 화면으로 쓰이는 일이 많습니다. 셀을 합치고, 색을 칠하고, 한 칸에 숙제와 메모를 함께 적습니다. 눈으로 보기에는 좋습니다.

문제는 그 순간 표가 데이터가 아니라 그림이 된다는 점입니다. 정렬하면 깨지고, 합계와 필터가 안 되고, 다른 화면에서 다시 쓸 수 없습니다.

셀을 합쳐 보기 좋게 만든 시트와, 한 줄이 한 기록인 표를 비교한 도식

기록은 한 줄에 한 사실씩 적고, 보기 좋은 화면은 그 위에 따로 만들어야 합니다. 그래야 정렬과 합계가 되고, 화면마다 필요한 것만 골라 보여 줄 수 있습니다.

사람 눈에 좋게 만든 그 시트도 휴대폰에서는 이렇게 됩니다.

휴대폰 화면 가득 깨알 같은 시트 칸을 보며 돋보기를 찾는 로봇

“내일 A반 숙제 확인해 주세요”는 카톡으로 갑니다. 답이 오면 읽은 것으로 칩니다. 메모장에 적어 둔 일은 그 사람 컴퓨터에만 있습니다.

중앙 기록이 없으면 누락은 사람의 기억에 맡겨집니다.

카톡 말풍선과 메모지를 붙잡으려다 일부를 떨어뜨리는 로봇

숙제를 했는지 적는 칸과, 확인했는지 적는 칸을 구분해야 합니다. 빈 칸을 곧바로 미제출로 해석하면 아직 확인하지 않은 학생도 미제출자가 됩니다.

아래는 구조를 설명하기 위한 가상 예시입니다.

날짜	학생	숙제 상태	확인자	확인 시각
10월 5일	학생 A	미확인	—	—
10월 5일	학생 B	미제출	담당 강사	18:10

둘 다 할 일이 남았지만 이유가 다릅니다. 첫 학생은 확인이 필요하고, 둘째 학생은 제출 안내가 필요합니다. 같은 상태 이름과 원본을 여러 화면이 공유해야 이 차이가 전달됩니다.

체험판에서 강사로 들어가 김도아 학생을 결석으로, 숙제를 하나도 안 했다로 바꿨습니다. 그리고 같은 브라우저에서 학부모 화면을 열었습니다.

강사 화면에서 값을 바꾸기 전과 후의 학부모 화면 비교

강사가 고친 건 두 칸입니다. 학부모 화면에서는 네 군데가 바뀌었습니다. 출석 23/23이 23/24로, 종합 점수 98이 95로, 출결 100%가 96%로, 숙제 이행률 100%가 93%로.

한 번 적으면 세 화면이 같이 바뀝니다. 같은 기록을 다시 옮겨 적을 필요가 없습니다. 문자나 알림을 보내는 것은 아니며, 학부모가 화면을 열어 확인합니다.

그림의 숫자를 그대로 재현하기보다 다음 순서로 확인해 보시길 권합니다.

위 비교 그림은 작성 당시의 가상 예시입니다. 현재 체험에서 제공하는 역할·항목과 초기화 규칙은 소개 페이지의 안내를 기준으로 봐 주세요.

현재 체험 데이터, 기능, 초기화 규칙과 맞춤 구축 안내는 제품 소개에서 관리합니다. 위 비교 그림과 숫자는 글 작성 당시의 가상 데이터 예시입니다.